PREFEITURA DE JUIZ DE FORA :: e-Atos do Governo

DECRETO N.º 14.399 - de 12 de março de 2021 – Institui a Plataforma Digital denominada Prefeitura Ágil no âmbito da Administração Pública direta e indireta do Município de Juiz de Fora, para gestão eletrônica de documentos e atos administrativos do Poder Executivo. A PREFEITA DE JUIZ DE FORA, no uso das atribuições legais que lhe são conferidas pelo inc. VI, do art. 47, da Lei Orgânica do Município, CONSIDERANDO o disposto na Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências; CONSIDERANDO o disposto na Lei Federal nº 12.682, de 09 de julho de 2012 que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos; CONSIDERANDO o disposto na Lei Federal nº 12.965, de 23 de abril de 2014 que estabelece princípios, garantias, direitos e deveres para o uso da Internet no Brasil (Marco Civil da Internet); CONSIDERANDO o disposto na Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 que define a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), DECRETA: CAPÍTULO I – DAS DISPOSIÇÕES GERAIS – Art. 1º Fica instituído, no âmbito da Administração Pública do Município de Juiz de Fora, a Plataforma Digital denominada Prefeitura Ágil, com vistas à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental. Art. 2º Subordinam-se a este Decreto os órgãos da Administração Pública Municipal Direta e Indireta, incluindo autarquias, fundações públicas, empresas públicas, sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pelo Município de Juiz de Fora. Art. 3º A Plataforma Digital denominada Prefeitura Ágil visa: I - assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental municipal; II - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência, economicidade, em observância às normas de proteção de dados; III - ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação; e IV - facilitar o acesso do cidadão à Administração Pública Municipal. Art. 4º Para os fins deste Decreto, consideram-se: I - assinatura digital: modalidade de assinatura eletrônica que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento; II - assinatura eletrônica: geração, por computador, de símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo, com valor equivalente à assinatura manual do mesmo indivíduo; III - autenticidade: credibilidade de documento livre de adulteração; IV - captura de documento: incorporação de documento nato-digital ou digitalizado por meio de registro, classificação e arquivamento em sistema eletrônico; V - documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional; VI - documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital, podendo ser capturado por sistemas de informação específicos; VII - integridade: propriedade do documento completo e inalterado; VIII - legibilidade: qualidade que determina a facilidade de leitura do documento; IX - preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas de controle de riscos decorrentes das mudanças tecnológicas e fragilidade dos suportes, com vistas à proteção das características físicas, lógicas e conceituais dos documentos digitais pelo tempo necessário; X - processo eletrônico: sucessão de atos registrados e disponibilizados em meio eletrônico, integrado por documentos nato-digitais ou digitalizados; XI - processo híbrido: conjunto conceitualmente indivisível de documentos digitais e não digitais, reunidos em sucessão cronologicamente encadeada até sua conclusão; XII - dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável; XIII - dado anonimizado: dado relativo a titular que não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento; XIV - titular: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento; XV - controlador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais; XVI - operador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador; XVII - agentes de tratamento: o controlador e o operador; XVIII - tratamento: toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração; XIX - uso compartilhado de dados: comunicação, difusão, transferência internacional, interconexão de dados pessoais ou tratamento compartilhado de bancos de dados pessoais por órgãos e entidades públicos no cumprimento de suas competências legais, ou entre esses e entes privados, reciprocamente, com autorização específica, para uma ou mais modalidades de tratamento permitidas por esses entes públicos, ou entre entes privados. CAPÍTULO II – DA GESTÃO DE DOCUMENTOS – Art. 5º A gestão de documentos do Município de Juiz de Fora deve ser realizada exclusivamente por meio do processo administrativo, memorando eletrônico, ofício eletrônico, protocolo eletrônico, mala direta, atendimento e pedido de e-Sic. § 1º Ofícios eletrônicos, sobre qualquer assunto, expedidos pelas autoridades dentro do sistema de gestão de documentos, serão encaminhados para destinatários fora da administração municipal por correio eletrônico, ficando sob responsabilidade do sistema a confirmação de entrega e leitura do documento. § 2º Os protocolos iniciados no âmbito do Município, serão gerados pelo requerente de forma eletrônica, ou presencial na Secretaria competente, mediante exposição de motivos e juntada de documentos que o fundamentem. Art. 6º Todos os documentos eletrônicos, bem como seus anexos, recebem obrigatoriamente uma numeração sequencial automática e passam a circular dentro dos setores competentes. Parágrafo único. A responsabilidade pela guarda excessiva ou pelo descarte indevido dos documentos, sejam eletrônicos ou impressos, é da unidade emissora. Art. 7º A classificação da informação sigilosa e a proteção de dados pessoais no ambiente digital de gestão documental observarão as disposições da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, Lei nº 12.965 de 23 de abril de 2014, e da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, bem como das demais normas aplicáveis. Art. 8º No decorrer do tratamento dos dados pessoais, devem os agentes de tratamento pautarem-se pelos preceitos insculpidos na Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, especialmente aqueles constantes nos artigos 2º e 9º da referida Lei. Parágrafo único. O tratamento de dados pessoais de acesso público deve considerar a finalidade, a boa-fé e o interesse público que justificaram sua disponibilização. Art. 9º Fica vedada a impressão de documentos eletrônicos, exceto para: I - fornecer comprovante ao requerente que efetuou protocolo de forma presencial; II - impressão do documento, quando e na forma que a legislação exigir; III - juntada em processo administrativo físico quando necessário. Parágrafo único. A exceção prevista no inciso III deste artigo ficará sob a responsabilidade do agente público que juntou o documento no processo administrativo. Art. 10. A autoria, a autenticidade e a integridade de documentos digitais e da assinatura poderão ser obtidas por meio de certificação digital emitida conforme padrões definidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil, instituída pela Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, preservadas as hipóteses legais de anonimato. § 1º O disposto no caput deste artigo não obsta a utilização de outro meio lícito de comprovação da autoria, autenticidade e integridade de documentos digitais, em especial aqueles que utilizem identificação por meio de usuário e senha. § 2º Os documentos nato-digitais assinados eletronicamente na forma deste artigo serão considerados originais nos termos da lei aplicável. Art. 11. Os atos processuais praticados no ambiente digital de gestão documental deverão observar os prazos definidos em lei, para manifestação dos interessados e para decisão da autoridade competente, sendo considerados realizados na data e horário identificados no recibo eletrônico de protocolo emitido pelo sistema. § 1º Salvo disposição legal ou regulamentar em contrário, o ato a ser praticado em prazo determinado será considerado tempestivo se realizado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília. § 2º Na hipótese prevista no § 1º deste artigo, caso o sistema se torne indisponível por motivo técnico, o prazo será automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao do retorno da disponibilidade. § 3º Usuários não cadastrados no ambiente digital de gestão documental terão acesso, na forma da lei, a documentos e processos eletrônicos por meio de arquivo em formato digital, disponibilizado pelo órgão da Administração Pública detentor do documento. Art. 12. Os órgãos ou as entidades deverão estabelecer políticas, estratégias e ações que garantam a proteção dos dados tratados e a preservação de longo prazo, o acesso e o uso contínuo dos documentos digitais. CAPÍTULO III – DAS CAIXAS DE MENSAGENS – Art. 13. O envio e recebimento dos documentos eletrônicos será feito exclusivamente pelo sistema adotado pelo Município. Art. 14. O titular do órgão terá acesso a caixa de mensagens da unidade que dirige, por meio de login no sistema, sendo de sua responsabilidade: I - manter em sigilo a senha de acesso ao sistema; II - delegar acesso a outros servidores públicos à caixa de mensagens da unidade; III - efetuar log-off, sempre que se ausentar da unidade, a fim de evitar acesso indevido; IV - comunicar à Subsecretaria de Governança Digital - SSGD a utilização indevida da caixa da unidade; V - zelar: a) pela fidelidade dos dados enviados e pelo envio ao destinatário certo; b) pelo acesso ao conteúdo armazenado na caixa; c) pela leitura dos documentos recebidos; d) pela guarda ou descarte de mensagens enviadas, recebidas e de controle; e) pela resposta ou encaminhamento da demanda remetida ao setor competente via documento eletrônico. Parágrafo único. O uso compartilhado de dados pessoais deve atender a finalidades específicas de execução de políticas públicas e atribuição legal pelos órgãos e pelas entidades públicas, respeitados os princípios de proteção de dados pessoais elencados na Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018. CAPÍTULO IV – DA DIGITALIZAÇÃO – Art. 15. O procedimento de digitalização observará as disposições da Lei Federal nº 12.682, de 9 de julho de 2012, bem como os critérios técnicos definidos pela Subsecretaria de Governança Digital - SSGD, devendo preservar a integridade, a autenticidade, a legibilidade e, se for o caso, o sigilo do documento digitalizado. § 1º A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito da Administração Pública será acompanhada da conferência da integridade do documento. § 2º A conferência da integridade a que alude o § 1º deste artigo deverá registrar se houve exibição de documento original, de cópia autenticada por serviços notariais e de registro, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples. § 3º Na digitalização de documentos, observar-se-á o seguinte: I - os resultantes de original serão considerados cópia autenticada administrativamente; II - os resultantes de cópia autenticada por serviços notariais e de registro serão considerados cópia autenticada administrativamente; III - os resultantes de cópia simples serão assim considerados. § 4º O agente público que receber documento não digital deverá proceder à sua imediata digitalização, restituindo o original ao interessado. § 5º Na hipótese de ser inviável a digitalização ou a restituição do documento não digital, este ficará sob guarda do órgão da Administração Pública, podendo ser eliminado após o cumprimento de prazos de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos da Administração Direta da Prefeitura de Juiz de Fora. Art. 16. O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitalizados para juntada a processo eletrônico. § 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá por eventuais fraudes nos termos da lei. § 2º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples. § 3º A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir, ou nas hipóteses previstas nos artigos 17 e 18 deste Decreto. Art. 17. A integridade do documento digitalizado poderá ser impugnada mediante alegação fundamentada de adulteração, hipótese em que será instaurado, no âmbito do respectivo órgão da Administração Pública, procedimento para verificação. Art. 18. Os órgãos da Administração Pública poderão, motivadamente, solicitar a exibição do original de documento digitalizado ou enviado eletronicamente pelo interessado. Art. 19. Nos casos de indisponibilidade do ambiente digital de gestão documental, os atos poderão ser praticados em meio físico, procedendo-se à oportuna digitalização nos termos do artigo 15 deste Decreto. Parágrafo único. Os documentos não digitais produzidos na forma prevista no caput deste artigo, mesmo após sua digitalização, deverão cumprir os prazos de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos da Administração Direta da Prefeitura de Juiz de Fora. Art. 20. À unidade de protocolo dos órgãos da Administração Pública caberá monitorar a produção de documentos digitais e observar sua conformidade com os planos de classificação de documentos oficializados. CAPÍTULO V – DA SOCIEDADE EMPRESÁRIA CONTRATADA – Art. 21. À Sociedade Empresária Contratada cabe o desenvolvimento, a implantação, o processamento e o fornecimento do suporte tecnológico necessário para a Plataforma Digital denominada Prefeitura Ágil, bem como a orientação às áreas de tecnologia da informação junto aos órgãos da Administração Pública, para a utilização e a manutenção do ambiente digital de gestão documental. CAPÍTULO VI – DAS ATRIBUIÇÕES DA SUBSECRETARIA DE GOVERNANÇA DIGITAL – Art. 22. À Subsecretaria de Governança Digital - SSGD, por meio do seu Corpo Técnico, caberá as seguintes atribuições: I - promover estudos para a aplicação de tecnologias da informação às atividades de produção, gestão, preservação, segurança e acesso aos documentos e informações arquivísticas; II - propor a edição de normas que se fizerem necessárias para o ambiente digital de gestão documental; III - propor metodologia e orientar os órgãos e entidades da Administração Pública no processo de modelagem de documentos digitais e na definição de padrões de formato e conteúdo; IV - propor e zelar pela observância das regras de negócio na parametrização e aprimoramento tecnológico de soluções. CAPÍTULO VII – DAS DISPOSIÇÕES FINAIS – Art. 23. Será vedada a utilização de documentos impressos nos casos abrangidos por este Decreto. Art. 24. Compete a cada unidade administrativa orientar os usuários quanto à implementação da comunicação eletrônica no Município. Art. 25. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. Prefeitura de Juiz de Fora, 12 de março de 2021. a) MARGARIDA SALOMÃO – Prefeita de Juiz de Fora. a) LIGIA INHAN – Secretária de Transformação Digital e Administrativa.